THỦ TỤC GỬI HÀNG ĐI TRUNG QUỐC MỚI NHẤT 2026

I. Những yếu tố chi phối hoạt động gửi hàng Việt – Trung 

Trung Quốc hiện là đối tác thương mại lớn nhất của Việt Nam, chiếm gần 25% tổng kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2025 (số liệu Tổng cục Hải quan). Điều này khiến nhu cầu gửi hàng, trao đổi hàng hóa giữa hai nước tăng mạnh, không chỉ ở quy mô doanh nghiệp mà còn ở cá nhân buôn bán nhỏ và thương mại điện tử.

1. Trung Quốc – thị trường tiềm năng và các thách thức vận chuyển

Thị trường Trung Quốc rộng lớn và đa dạng nhưng đi kèm nhiều rào cản. Mỗi loại hàng hóa đều có quy định riêng về hải quan, kiểm định và tiêu chuẩn nhập khẩu. Ngoài ra, khác biệt ngôn ngữ, quy trình pháp lý và chính sách biên giới khiến việc vận chuyển đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

2. Các yếu tố cần lưu ý khi vận chuyển hàng hóa

Để hàng hóa đến nơi an toàn, người gửi cần cân nhắc kỹ yếu tố thời gian, điều kiện kho bãi, và tuyến vận chuyển. Với hàng nặng hoặc số lượng lớn, nên chọn vận tải đường bộ hoặc đường biển. Nếu cần tốc độ, chuyển phát nhanh quốc tế là giải pháp phù hợp. Ngoài ra, cần kiểm tra kỹ các quy định pháp luật hai bên về xuất khẩu, nhất là danh mục hàng cấm và thuế suất.

3. Quy định pháp luật liên quan đến xuất khẩu hàng

Theo Nghị định số 69/2018/NĐ-CP và các hiệp định song phương, hàng hóa xuất khẩu sang Trung Quốc phải khai báo hải quan, xuất trình chứng từ hợp lệ, và có thể yêu cầu chứng nhận xuất xứ (C/O). Nếu không đáp ứng đủ điều kiện, lô hàng có thể bị giữ lại hoặc phạt hành chính. Do đó, nắm rõ quy định pháp luật là nền tảng quan trọng để tránh rủi ro.

II. Phân tích chi tiết các hình thức vận chuyển hàng đi Trung Quốc phổ biến

Tùy thuộc loại hàng, mục đích và thời gian yêu cầu, bạn có thể chọn giữa ba hình thức chính: chính ngạch, tiểu ngạch và chuyển phát nhanh quốc tế.
Mỗi hình thức có ưu – nhược điểm riêng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và thời gian giao hàng.

1. Vận chuyển chính ngạch

Đây là hình thức hợp pháp, được quản lý bởi cơ quan hải quan hai nước. Hàng hóa đi chính ngạch có đầy đủ chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn. Ưu điểm là an toàn, có bảo hiểm, dễ mở rộng quy mô kinh doanh. Tuy nhiên, chi phí cao và thủ tục phức tạp. Hình thức này phù hợp cho doanh nghiệp xuất khẩu hàng có giá trị cao, cần hóa đơn hợp lệ.

Các phương thức vận chuyển chính ngạch gồm:

• Đường bộ: nhanh, linh hoạt, phù hợp hàng nặng hoặc giao gần biên giới (như Móng Cái, Lạng Sơn).
• Đường biển: chi phí thấp, thích hợp với hàng cồng kềnh, container lớn.
• Đường hàng không: thời gian ngắn nhất, phù hợp hàng có giá trị cao, cần giao gấp.

2. Vận chuyển tiểu ngạch

Tiểu ngạch là phương án được nhiều hộ kinh doanh nhỏ chọn vì đơn giản, ít giấy tờ. Hàng hóa đi qua lối mòn hoặc cửa khẩu phụ, không cần hợp đồng ngoại thương. Ưu điểm là tốc độ nhanh, chi phí thấp, nhưng rủi ro cao hơn vì không có bảo hiểm và không được hưởng ưu đãi thuế quan.
Tiểu ngạch phù hợp khi gửi hàng mẫu, hàng nhỏ lẻ hoặc hàng thử thị trường.

3. Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế

Các đơn vị như VietAviation Cargo, DHL, FedEx hay EMS cung cấp tuyến Việt – Trung với thời gian giao từ 2 đến 5 ngày (cập nhật 2025). Ưu điểm là có mã tracking, khai báo hải quan trọn gói và hỗ trợ xử lý phát sinh. Dịch vụ này phù hợp với cá nhân gửi quà, tài liệu hoặc hàng có giá trị nhỏ. So với chính ngạch và tiểu ngạch, chi phí cao hơn nhưng đảm bảo tốc độ và minh bạch quy trình.

4. Gửi hàng đi Trung Quốc bằng bưu điện

Đây là lựa chọn phổ biến cho hàng cá nhân, quà tặng hoặc tài liệu. Cước phí tính theo cân nặng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi. Bưu điện Việt Nam (VNPost) cung cấp dịch vụ EMS quốc tế, thời gian từ 7–10 ngày tùy tuyến. Tuy nhiên, hạn chế là không hỗ trợ hàng cồng kềnh và thủ tục tự khai báo phức tạp hơn. Nếu muốn tối ưu thời gian và chi phí, bạn có thể kết hợp gửi hàng qua bưu điện với dịch vụ hỗ trợ thông quan tại VietAviation Cargo để rút ngắn quy trình.

III. Chuẩn bị hồ sơ và chứng từ quan trọng

Một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác là điều kiện tiên quyết giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng. Sai sót nhỏ như kê khai thiếu hoặc sai thông tin có thể khiến lô hàng bị chậm từ 3–7 ngày.

1. Danh mục giấy tờ cần thiết cho mọi lô hàng

Người gửi cần chuẩn bị hợp đồng mua bán (nếu có), giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List). Với hàng doanh nghiệp, nên bổ sung giấy giới thiệu người đại diện làm việc với hải quan.

2. Tờ khai xuất khẩu và tài liệu kiểm soát hàng hóa

Tờ khai xuất khẩu (Shipper’s Export Declaration – SED) là tài liệu bắt buộc, giúp cơ quan hải quan xác định loại hàng, số lượng và trị giá. Bên cạnh đó, tài liệu kiểm soát hàng hóa (Cargo Control Document – CCD) được dùng để quản lý quá trình vận chuyển, đảm bảo minh bạch thông tin lô hàng.

3. Giấy tờ cá nhân của người gửi

Nếu là cá nhân gửi hàng, bạn cần cung cấp căn cước công dân hoặc hộ chiếu. Đối với hàng quà tặng hoặc hàng mẫu, một bản kê khai giá trị hàng hóa là đủ, miễn sao không vượt hạn mức quy định của hải quan.

4. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

C/O giúp hàng hóa hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định ACFTA giữa Việt Nam và Trung Quốc. Hồ sơ xin cấp C/O cần hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và tờ khai hải quan. Với hàng phổ thông, C/O không bắt buộc, nhưng có thể giúp tiết kiệm chi phí nhập khẩu đáng kể.

5. Giấy tờ bổ sung tùy loại hàng hóa

Một số mặt hàng đặc thù như thực phẩm, mỹ phẩm hoặc dược phẩm yêu cầu giấy kiểm dịch thực vật, chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm hoặc chứng nhận chất lượng (CQ). Những giấy tờ này do cơ quan chuyên ngành cấp, đảm bảo hàng hóa đạt chuẩn nhập khẩu Trung Quốc.

6. Lưu ý thông tin người nhận tại Trung Quốc

Họ tên, địa chỉ chi tiết, mã bưu chính và số điện thoại người nhận phải được ghi chính xác bằng tiếng Trung hoặc tiếng Anh. Sai sót nhỏ trong phiên âm cũng có thể khiến hàng bị hoàn trả. VietAviation Cargo khuyến nghị khách hàng luôn kiểm tra kỹ thông tin này trước khi nộp hồ sơ thông quan.

IV. Phân loại hàng hóa và điều kiện gửi

Hiểu rõ loại hàng giúp người gửi tránh rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian làm thủ tục. Mỗi nhóm hàng hóa có quy định riêng về chứng từ, kiểm định và đóng gói.

1. Hàng hóa được phép gửi đi Trung Quốc theo quy định

Phần lớn các mặt hàng tiêu dùng như quần áo, giày dép, đồ gia dụng, đồ điện tử, linh kiện, nông sản khô và thực phẩm đóng gói đều được phép xuất khẩu.
Các loại hàng này cần hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và tờ khai hải quan đầy đủ. Đối với hàng nông sản, nên bổ sung giấy kiểm dịch thực vật để tránh bị giữ tại cửa khẩu.

2. Các mặt hàng cấm gửi đi Trung Quốc cần tránh

Theo quy định Hải quan Trung Quốc năm 2025, các nhóm hàng cấm gồm vũ khí, chất cháy nổ, ma túy, động vật quý hiếm, hàng giả và các loại văn hóa phẩm cấm lưu hành. Ngoài ra, hàng vi phạm bản quyền thương hiệu cũng có thể bị tịch thu. Trước khi gửi, người gửi nên tham khảo danh mục hàng hóa hạn chế được công bố định kỳ trên hệ thống hải quan Việt Nam.

3. Yêu cầu đặc biệt cho thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc

Các sản phẩm này thuộc nhóm nhạy cảm, cần có chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm, kiểm dịch thực vật hoặc giấy phép lưu hành. Khi gửi mỹ phẩm hoặc dược phẩm, cần đảm bảo sản phẩm còn hạn sử dụng ít nhất sáu tháng và bao bì nguyên tem. Nếu không có giấy tờ phù hợp, lô hàng dễ bị kiểm tra kéo dài hoặc từ chối thông quan.

4. Các mặt hàng dễ phát sinh vấn đề khi thông quan

Những loại hàng như điện thoại, laptop, thiết bị viễn thông, linh kiện điện tử và hàng hiệu thường bị kiểm tra kỹ do giá trị cao. Đối với hàng có pin hoặc chất lỏng, phải tuân thủ quy định vận chuyển đặc biệt của hãng hàng không. Để tránh bị trả lại, nên cung cấp hình ảnh và mô tả sản phẩm rõ ràng khi khai báo hải quan.

V. Hướng dẫn chi tiết quy trình gửi hàng đi Trung Quốc từng bước

Để hoàn tất thủ tục gửi hàng đi Trung Quốc nhanh và đúng quy định, cần thực hiện theo sáu bước sau.

1. Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa và đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế

Hàng hóa cần được phân loại, cân đo và đóng gói cẩn thận. Với hàng dễ vỡ, nên sử dụng xốp, mút hoặc bọt khí chống sốc. Mọi kiện hàng phải dán nhãn rõ ràng và ghi thông tin người nhận, hướng dẫn xử lý đặc biệt nếu có. Việc tuân thủ tiêu chuẩn đóng gói quốc tế giúp hàng hóa tránh hư hỏng và được thông quan nhanh hơn.

2. Bước 2: Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và phù hợp

Đơn vị vận chuyển uy tín như VietAviation Cargo cung cấp dịch vụ đa tuyến, từ đường bộ, đường biển đến hàng không. Họ đảm nhiệm toàn bộ quy trình từ khai báo, kiểm tra đến giao hàng tận nơi. Người gửi nên chọn đơn vị có hệ thống theo dõi trực tuyến và chính sách bồi thường rõ ràng. Điều này giúp kiểm soát rủi ro và tối ưu chi phí vận chuyển.

3. Bước 3: Hoàn tất hồ sơ và khai báo thông tin lô hàng

Người gửi cần hoàn thiện bộ hồ sơ gồm hóa đơn, phiếu đóng gói, tờ khai xuất khẩu và thông tin người nhận. Tất cả thông tin phải trung thực, trùng khớp với hàng thực tế. Hiện nay, hải quan Việt Nam cho phép khai báo điện tử giúp tiết kiệm thời gian xử lý và giảm sai sót khi nộp hồ sơ.

4. Bước 4: Thực hiện thủ tục hải quan và thông quan

Tại cửa khẩu hoặc cảng, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ và hàng hóa. Nếu hàng thuộc nhóm yêu cầu kiểm dịch hoặc kiểm định, quá trình có thể kéo dài thêm một đến hai ngày. Sau khi thông quan, đơn vị vận chuyển sẽ cấp vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill) làm căn cứ theo dõi lô hàng.

5. Bước 5: Vận chuyển và theo dõi lô hàng

Hàng hóa được vận chuyển qua tuyến đường bộ, biển hoặc hàng không tùy lựa chọn. Mỗi lô hàng có mã vận đơn riêng để người gửi theo dõi trạng thái trực tuyến. Việc cập nhật thường xuyên giúp kiểm soát lịch trình và phát hiện kịp thời sự cố nếu có.

6. Bước 6: Nhận hàng và xử lý phát sinh

Sau khi hàng đến Trung Quốc, người nhận sẽ được thông báo để làm thủ tục nhận. Nếu có sai lệch thông tin hoặc hàng hư hỏng, người gửi cần liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để lập biên bản xác nhận. Việc lưu giữ biên lai và vận đơn giúp giải quyết nhanh khiếu nại phát sinh.

VI. Chi phí và thuế áp dụng khi gửi hàng

Chi phí vận chuyển phụ thuộc vào loại hàng, khối lượng, tuyến đường và hình thức vận chuyển. Việc hiểu rõ các khoản phí giúp người gửi chủ động ngân sách và tránh chi phí ẩn.

1. Các loại thuế xuất nhập khẩu và cách tính

Hàng hóa xuất khẩu sang Trung Quốc có thể chịu thuế xuất tại Việt Nam và thuế nhập khẩu, VAT tại Trung Quốc. Tỷ lệ thuế dao động từ 0 đến 15% tùy loại hàng. Doanh nghiệp nên xin chứng nhận xuất xứ để hưởng ưu đãi giảm thuế theo hiệp định thương mại tự do.

2. Giá cước vận chuyển và bảo hiểm hàng hóa

Giá cước thay đổi theo trọng lượng, kích thước và phương thức vận tải.

Đường bộ (cho hàng thương mại, số lượng lớn):

• Giá cước trung bình dao động 320.000 – 370.000 VNĐ cho 1 kg đầu tiên, tương đương 32.000 – 37.000 đồng/kg nếu quy đổi lô hàng lớn.
• Mức giá giảm dần theo khối lượng, khoảng 1.490.000 – 1.990.000 VNĐ cho lô 10–15 kg, tức chỉ còn ~28.000 – 33.000 đồng/kg.
• Thời gian vận chuyển ổn định 5–7 ngày, phù hợp hàng công nghiệp, hàng may mặc, hàng cồng kềnh.

Đường hàng không (cho hàng mẫu, hàng gấp, giá trị cao):

• Cước phí từ 350.000 VNĐ cho 0,5 kg đầu tiên, tương đương 700.000 đồng/kg cho lô nhỏ.
• Với hàng 5 kg, tổng phí 1.350.000 VNĐ, tức trung bình 270.000 đồng/kg.
• Thời gian giao nhanh 2–4 ngày, thích hợp hàng giá trị cao, cần chuyển gấp như linh kiện, điện tử, tài liệu mẫu.

Bảo hiểm hàng hóa là khoản chi nên có để phòng rủi ro hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển.

3. Chi phí làm thủ tục gửi hàng đi Trung Quốc

Phí dịch vụ hải quan, kiểm định hoặc chứng nhận chất lượng có thể phát sinh từ 300.000 đến 1.000.000 đồng mỗi lô hàng. Nếu sử dụng dịch vụ trọn gói tại VietAviation Express, các chi phí này được gộp trong cước vận chuyển, giúp tiết kiệm và minh bạch hơn.

Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc – Vietaviation Cargo

Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc –

Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung

Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Quốc Tế Vietaviation Express

BẢNG GIÁ CHUYỂN PHÁT NHANH QUỐC TẾ MỸ – CHÂU ÂU

Dịch Vụ Chuyển Hàng Trung Quốc Về Việt Nam Giá Tốt Nhất